Ați găsit omul potrivit, ați stabilit salariul și data de început, iar contractul este gata de semnat. Mai rămâne un pas pe care mulți angajatori mici îl lasă pe ultima zi: declararea în registrul electronic al salariaților, cunoscut ani la rând drept Revisal. Termenele sunt scurte, amenzile sunt mari, iar sistemul s-a schimbat recent. Mai jos găsiți ce se declară, în ce termen și cum evitați cele mai frecvente greșeli.
De la Revisal la REGES-ONLINE: ce s-a schimbat
Codul muncii obligă fiecare angajator să înființeze un registru general de evidență a salariaților. Ani de zile, acesta s-a completat în aplicația Revisal, iar datele se trimiteau la inspectoratul teritorial de muncă. Prin HG nr. 295/2025, registrul a trecut pe platforma online REGES-ONLINE, administrată de Inspecția Muncii, iar vechiul cadru (HG nr. 905/2017) a fost abrogat. Termenul de tranziție a fost prelungit până la 31 decembrie 2025.
În limbajul de zi cu zi, mulți contabili și angajatori spun în continuare „Revisal”, dar declarațiile se fac acum direct pe platforma online. Regulile de fond, adică cine declară, ce și până când, sunt cele din HG nr. 295/2025 și din Codul muncii.
Cine trebuie să țină registrul
Obligația revine oricărui angajator care încheie contracte individuale de muncă: societăți, persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și familiale, persoane fizice care angajează, instituții și autorități publice. Un angajator nou trebuie să se înregistreze pe platformă cel târziu în ziua anterioară începerii activității primului salariat.
- Persoane desemnate – datele se introduc de unul sau mai mulți salariați numiți prin decizie scrisă a angajatorului.
- Prestatori externi – firma poate încredința completarea unui contabil autorizat sau unei societăți de profil, prin contract de prestări servicii; prestatorul nu poate subcontracta.
- Răspunderea – rămâne a angajatorului, inclusiv pentru corectitudinea datelor, chiar dacă lucrează cu un prestator.
Ce se declară în registrul Revisal / REGES-ONLINE
Lista din HG nr. 295/2025 nu este limitativă, dar cuprinde, în esență, toate momentele din viața unui contract de muncă:
- Identificarea angajatorului și a salariatului – denumire, CUI, sediu, reprezentant legal; nume, CNP, cetățenie, iar pentru persoanele cu dizabilități, gradul și durata certificatului.
- Datele contractului – numărul și data, data începerii activității, tipul și durata (nedeterminată sau determinată).
- Funcția – ocupația conform Clasificării ocupațiilor din România (COR).
- Locul și timpul de muncă – loc fix sau mobil, norma și repartizarea programului.
- Salariul – salariul de bază brut lunar, sporurile, indemnizațiile și alte adaosuri.
- Evenimentele ulterioare – transferul, detașarea (inclusiv în altă țară), suspendarea și încetarea contractului.
Termenele de transmitere
Termenele diferă după tipul informației. Cel mai important rămâne cel de la angajare: datele se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Codul muncii cere, la rândul său, ca și contractul să fie încheiat în formă scrisă până în ziua anterioară începerii muncii.
| Situație | Termen | Observații |
|---|---|---|
| Angajare | Cel târziu în ziua anterioară începerii activității | Toate elementele contractului, inclusiv salariul |
| Modificarea funcției, a tipului sau duratei contractului, a locului ori timpului de muncă | Cel târziu în ziua anterioară modificării | 10 zile lucrătoare dacă modificarea vine dintr-o hotărâre judecătorească |
| Modificarea salariului, sporurilor, adaosurilor | 20 de zile lucrătoare de la modificare | 10 zile lucrătoare în cazul unei hotărâri judecătorești |
| Modificarea datelor de identificare ale salariatului | 3 zile lucrătoare de la înregistrarea documentului la angajator | Ex.: schimbarea numelui |
| Suspendare și încetarea suspendării | Cel târziu în ziua anterioară | Concediu medical, absențe nemotivate, forță majoră: 3 zile lucrătoare |
| Transfer | 5 zile lucrătoare de la transfer | La angajatorul care preia salariatul |
| Detașare | Cel târziu în ziua anterioară începerii sau încetării | Și pentru detașarea în altă țară |
| Încetarea contractului | Cel târziu la data încetării | Sau la data luării la cunoștință a evenimentului |
Erorile de completare se corectează la data la care angajatorul a aflat de ele. Merită ca persoana care face declarațiile să verifice periodic dacă datele din registru corespund contractelor și actelor adiționale din dosarele salariaților.
Cum se face transmiterea
Registrul există numai în formă electronică și se completează pe platforma pusă la dispoziție de Inspecția Muncii. Accesul se obține pe baza procedurii aprobate prin ordin al ministrului muncii: angajatorul își creează contul, desemnează utilizatorii și, dacă este cazul, înregistrează contractul cu prestatorul care face declarațiile în numele lui.
Datele se introduc în ordinea cronologică a evenimentelor: întâi încheierea contractului, apoi modificările, suspendările și încetarea. Salariații și foștii salariați își pot vedea online datele care îi privesc și pot descărca un extras din registru, ceea ce face ca greșelile să fie observate mai ușor.
Amenzile pentru declarare întârziată sau greșită
Sancțiunile se aplică de inspectorii de muncă și sunt calculate, de regulă, pentru fiecare persoană sau situație nedeclarată.
- Primirea la muncă fără transmiterea în registru în ziua anterioară – amendă de 20.000 lei pentru fiecare persoană, fără a depăși 200.000 lei în total (Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. e^1).
- Întârzierea declarării angajării, când există dovada că munca s-a prestat și salariul s-a plătit și declarat la ANAF în termen – 3.000–5.000 lei pentru fiecare persoană.
- Netransmiterea la timp a modificărilor (funcție, normă, salariu, încetare etc.) – 5.000–8.000 lei.
- Suspendări sau detașări nedeclarate – 3.000–5.000 lei pentru fiecare situație.
- Date eronate sau incomplete – 3.000–6.000 lei.
Întrebări frecvente
Pot declara angajarea în aceeași zi în care omul începe lucrul?
Nu. Termenul este cel târziu ziua anterioară începerii activității, iar primirea la muncă fără declarare este sancționată cu cea mai mare amendă din acest domeniu. Planificați data de început astfel încât să aveți timp de declarare.
Trebuie declarată fiecare majorare de salariu?
Da. Orice modificare a salariului de bază, a sporurilor sau a altor adaosuri se transmite în cel mult 20 de zile lucrătoare de la data la care se produce, inclusiv când crește salariul minim pe țară.
Cine răspunde dacă greșește contabilul?
Față de inspectorii de muncă, răspunderea rămâne a angajatorului. Relația cu prestatorul se reglementează prin contractul dintre dvs., de aceea merită să stabiliți clar cine trimite ce și până când.
Checklist pentru fiecare angajare
- Contractul este semnat în formă scrisă cel târziu în ziua anterioară începerii muncii.
- Datele sunt transmise în REGES-ONLINE tot până în ziua anterioară, cu ocupația corectă din COR.
- Salariul și sporurile declarate coincid cu cele din contract.
- Aveți o evidență a termenelor pentru modificări, suspendări și încetări.
- Concediile medicale sunt transmise în 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului.
- Dosarul personal al salariatului este complet și păstrat la sediu.
- Știți cine din firmă sau din partea prestatorului face declarațiile și cine le verifică.
