Laptopul contabilei nu mai pornește, un angajat a deschis un atașament infectat sau pur și simplu cineva a șters din greșeală dosarul cu contractele. În astfel de momente, o firmă mică descoperă dacă are sau nu un backup al datelor care chiar funcționează. Nu aveți nevoie de un departament IT: regula 3-2-1 și câteva obiceiuri constante acoperă majoritatea riscurilor. Mai jos găsiți ce înseamnă regula, ce date merită copiate, unde le păstrați și cum verificați că backup-ul se poate folosi atunci când contează.
Regula 3-2-1 pe înțeles
Regula 3-2-1 este un principiu vechi din administrarea sistemelor informatice. Nu depinde de un anumit program sau echipament, ci descrie cum se distribuie copiile:
- 3 copii ale datelor – originalul cu care lucrați zilnic și încă două copii de siguranță;
- 2 tipuri diferite de suport – de exemplu, un disc extern sau o unitate de stocare în rețea și un serviciu de stocare în cloud, astfel încât o singură defecțiune să nu le afecteze pe toate;
- 1 copie în afara sediului – păstrată în alt loc decât biroul, pentru cazurile de incendiu, inundație sau furt.
Multe recomandări recente adaugă și o copie offline sau imuabilă, adică una care nu poate fi modificată sau ștearsă de pe calculatoarele firmei. Despre aceasta este vorba mai jos, la secțiunea despre ransomware.
Backup date: ce trebuie copiat într-o firmă mică
Primul pas este un inventar scurt: unde se află datele de care firma nu se poate lipsi. De obicei sunt împrăștiate pe laptopuri, telefoane, căsuțe de e-mail și conturi online.
- Contabilitatea – baza de date a programului de contabilitate sau de facturare, registrele, situațiile și documentele justificative scanate;
- Facturile electronice – fișierele XML descărcate din sistemul RO e-Factura, împreună cu semnătura Ministerului Finanțelor; în Spațiul Privat Virtual ele rămân disponibile doar o perioadă limitată, așa că arhiva trebuie ținută de firmă;
- E-mailul – corespondența cu clienții, furnizorii și autoritățile, mai ales dacă acolo se află comenzi, oferte sau confirmări;
- Datele clienților – liste de contacte, contracte, comenzi, fișe de client;
- Configurările – exportul setărilor site-ului, ale magazinului online sau ale programelor folosite, plus o listă cu conturile și serviciile de care depinde firma.
Termenele cât trebuie păstrate documentele financiar-contabile sunt stabilite de legislația contabilă și fiscală. Discutați-le cu contabilul și stabiliți ca arhiva digitală să le acopere integral, nu doar ultimele luni.
Local, cloud sau offline: unde păstrați copiile
Fiecare loc are avantaje și limite; regula 3-2-1 le combină.
| Loc de păstrare | Avantaje | De reținut |
|---|---|---|
| Disc extern sau unitate de stocare în rețea (local) | Restaurare rapidă, control direct asupra datelor | Poate fi afectat de același incendiu, furt sau virus ca și calculatoarele |
| Stocare în cloud | Copie în afara sediului, acces de oriunde, automatizare ușoară | Depinde de conexiune și de securitatea contului; sincronizarea simplă nu este backup |
| Copie offline (disc deconectat, păstrat separat) | Nu poate fi atinsă de un atac la distanță | Cere disciplină: trebuie conectată, actualizată și deconectată regulat |
| Copie imuabilă (cu blocare la ștergere) | Nu poate fi modificată sau ștearsă o perioadă stabilită | Trebuie configurată corect și verificată perioada de păstrare |
Atenție: un dosar sincronizat în cloud nu este, singur, un backup. Dacă un fișier este șters sau criptat pe laptop, sincronizarea poate copia aceeași problemă și în cloud. Verificați dacă serviciul păstrează versiuni anterioare și cât timp.
Ransomware: de ce contează copiile offline și imuabile
Ransomware-ul este un program rău intenționat care criptează fișierele și cere bani pentru deblocarea lor. Autoritățile de securitate cibernetică, inclusiv Directoratul Național de Securitate Cibernetică (DNSC), recomandă în mod constant copii de siguranță păstrate separat de rețea, tocmai pentru ca firma să își poată reface datele fără să negocieze cu atacatorii.
- Separați accesul – contul cu care se face backup-ul nu trebuie să fie contul zilnic al unui angajat;
- Deconectați discul – un disc extern lăsat permanent conectat poate fi criptat împreună cu restul datelor;
- Folosiți versiuni și blocare la ștergere – acolo unde serviciul permite, activați păstrarea versiunilor și protecția împotriva ștergerii;
- Protejați contul de cloud – parolă unică și autentificare în doi pași.
Cât de des faceți backup și cât timp păstrați copiile
Frecvența depinde de câtă muncă vă permiteți să pierdeți. Dacă emiteți zilnic facturi sau primiți comenzi, o copie zilnică este un minim rezonabil.
- Zilnic – baza de date de contabilitate și facturare, comenzile, documentele de lucru;
- Săptămânal – copia completă a calculatoarelor importante și actualizarea copiei offline;
- Lunar – o copie păstrată mai mult timp, utilă dacă o problemă este descoperită abia după câteva săptămâni.
Păstrarea mai multor generații de copii este importantă: dacă aveți doar copia de ieri, iar fișierele au fost corupte acum zece zile, backup-ul nu vă ajută.
Testarea restaurării: singura dovadă că backup-ul funcționează
Un backup netestat este doar o presupunere. Programați un test, de exemplu o dată pe trimestru, și urmați câțiva pași simpli:
- alegeți câteva fișiere și o bază de date importantă;
- restaurați-le pe un alt calculator sau într-un dosar separat, fără să suprascrieți originalele;
- verificați că se deschid și că datele sunt complete;
- notați cât a durat și ce probleme au apărut;
- actualizați procedura scrisă, astfel încât și altcineva din firmă să o poată urma.
Backup-ul și protecția datelor personale (GDPR)
Copiile de siguranță conțin aceleași date personale ca originalele: date ale clienților, ale angajaților, ale furnizorilor persoane fizice. Regulamentul general privind protecția datelor cere măsuri tehnice adecvate, printre care capacitatea de a restabili la timp disponibilitatea datelor după un incident. Backup-ul face parte din aceste măsuri, dar trebuie și el protejat: criptare pentru discurile externe, acces limitat, furnizori de cloud cu contract clar privind prelucrarea datelor.
Dacă un incident afectează date personale, de exemplu un disc de backup pierdut sau un atac informatic, operatorul trebuie să evalueze dacă are obligația de a notifica Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal. Regulamentul prevede, ca regulă, un termen de 72 de ore de la momentul în care firma a aflat de încălcare.
Întrebări frecvente
Este suficient un singur hard disk extern?
Un disc extern este un început bun, dar reprezintă o singură copie, de obicei păstrată în același birou. Pentru a respecta regula 3-2-1 aveți nevoie și de o copie pe un alt tip de suport, păstrată în afara sediului.
Ce fac cu facturile din e-Factura?
Descărcați periodic fișierele XML și semnăturile din Spațiul Privat Virtual sau din programul de facturare și includeți dosarul respectiv în backup. Fișierul PDF este doar o reprezentare vizuală; documentul care contează este XML-ul.
Cine trebuie să se ocupe de backup într-o firmă mică?
O persoană desemnată, chiar dacă nu este specialist IT, care verifică lunar copiile și organizează testele. Dacă lucrați cu un furnizor de servicii IT, cereți-i o descriere scrisă a ce se copiază, unde și cât timp.
Pe scurt: ce puteți face de azi
- Faceți lista locurilor în care se află datele firmei.
- Stabiliți ce se copiază zilnic, săptămânal și lunar.
- Configurați cel puțin o copie locală și una în afara sediului.
- Păstrați o copie offline sau imuabilă, protejată de ransomware.
- Descărcați și arhivați regulat facturile XML din e-Factura.
- Activați autentificarea în doi pași pe contul de cloud.
- Programați primul test de restaurare și notați rezultatul.
